Как сделать почту на своем домене: пошаговая инструкция

Корпоративная почта — важный канал для делового общения в компаниях любого масштаба. В отличие от сервисов для личной переписки в ней есть дополнительные опции для бизнеса: централизованное управление ящиками пользователей, расширенные настройки безопасности и возможность интеграций с информационными системами организации.

В этой статье мы подробно разберем, как организации создать электронную почту со своим доменом, в чем преимущества почты с российским доменом (.ru) и как быстро настроить единый почтовый домен для всей компании на платформе VK WorkSpace.

Как создать корпоративную почту со своим доменом: инструкция

Создание доменной почты для бизнеса состоит из нескольких ключевых этапов. Вам потребуется:

1. Выбрать почтовый сервис (например, VK WorkSpace)
2. Зарегистрировать домен (если его еще нет)
3. Подтвердить права на домен
4. Настроить DNS-записи для работы почты
5. Создать почтовые ящики для сотрудников

Этот процесс занимает от нескольких часов до суток и не требует специальных технических знаний. Современные платформы предоставляют интуитивно понятный интерфейс для настройки, а перенос данных со старой почты можно выполнить автоматически.

Далее разберем каждый шаг подробно.

Шаг 1. Выбрать сервис для корпоративной доменной почты

Прежде чем заводить доменную почту, нужно выбрать сервис, который подойдет для ваших бизнес-процессов. Например, в почтовой системе цифровой среды VK WorkSpace можно подключить свой домен, использовать календарь и адресную книгу сотрудников. Администраторам доступны расширенные настройки сервиса для управления пользователями и защиты данных.

Вот некоторые полезные фишки почты для бизнеса от VK WorkSpace:

• почту можно брендировать — настроить корпоративные цвета, использовать логотип компании и фирменные шрифты;
• письма группируются в треды — так удобнее следить за диалогом и быстро находить информацию в переписке;
• во встроенном календаре можно планировать совместные встречи, прикреплять файлы в события и делиться доступом с коллегами;
• в адресной книге по умолчанию есть все контакты сотрудников — это ускоряет онбординг новичков;
• можно делегировать управление отдельными папками или всем ящиком другому пользователю, не передавая пароль;
• файлы из писем сохраняются в облачном хранилище платформы — он доступен в единой подписке вместе с другими сервисами платформы;
• сервисы доступны с компьютера, смартфона и планшета — в приложении (Суперапп VK WorkSpace, бывший VK Teams) и веб-версии в браузере.

Перед тем, как создать почту со своим доменом, нужно оценить ИТ-инфраструктуру компании. Почту VK WorkSpace можно запустить:

• В облаке (SaaS). Так компания может сэкономить на серверном оборудовании и IT-специалистах. Все обновления происходят автоматически.
• На серверах компании (On-premise). Подходит для крупных организаций, у которых больше 500 сотрудников. Администратор получает полный контроль над информацией и настраивает системы безопасности по своим требованиям.

Шаг 2. Зарегистрировать аккаунт администратора

Рассказываем, как сделать почту со своим доменом в облаке. Чтобы создать аккаунт администратора в VK WorkSpace, нужно зарегистроваться в Личном кабинете по ссылке https://app.workspace.vk.ru/admin/.

В появившемся окне укажите ваш адрес электронной почты, подойдет ящик любого почтового сервиса (Mail.ru, Яндекс, Gmail и др.), нажмите кнопку «Далее» и пройдите процедуру авторизации. Именно на этом адресе будет зарегистрирован аккаунт администратора домена.

Шаг 3. Выбрать: бесплатный домен или собственный домен

При регистрации проекта в VK WorkSpace можно выбрать один из двух вариантов: использовать домен компании или создать бесплатный домен в зоне bizml.ru.

Бесплатная доменная почта

При подключении бесплатного домена в зоне bizml.ru адрес почты будет вида ivanov@company.bizml.ru. Подходит тем, кому нужна почта «здесь и сейчас». Доступная функциональность зависит от выбранного тарифа и количества пользователей, которых требуется подключить к сервису.

Почта со своим доменом

Собственный домен — это адрес вашего сайта и будущий «корпоративный почтовый домен». Создавая адреса вида name@company.ru, вы формируете узнаваемый единый стиль бизнеса и повышаете доверие к вашей компании.

Можно сразу добавить свой домен компании в панели администратора. А если его нет, нужно взять имя в аренду у специальных компаний-регистраторов. Можно выбрать любую доменную зону: .RU, .COM, .NET, .ORG и другие. Найти проверенного регистратора популярных в России доменных зон можно на сайте Координационного центра.

Преимущества использования собственного домена:

✔ Профессиональный внешний вид. Почта с доменом компании (например, info@company.ru) воспринимается клиентами и партнерами серьезнее, чем ящики на публичных сервисах. Это усиливает бренд и повышает уровень доверия.

✔ Адреса в российской зоне .RU. Многие компании сейчас выбирают именно электронную почту с российским доменом — это влияет на надежность, доступность и защищенность инфраструктуры. При этом вы можете выбрать любую доменную зону, кроме .рф (не поддерживается VK WorkSpace).

✔ Единый корпоративный почтовый домен. Вы можете создать единый стиль коммуникаций:

• sales@company.ru
• support@company.ru
• ceo@company.ru

Это важно при масштабировании бизнеса, запуске новых отделов, приёме сотрудников.

✔ Гибкая настройка инфраструктуры. Когда у вас собственный домен, вы можете:

• подключить DMARC, SPF, DKIM;
• управлять DNS-записями;
• интегрировать почту с CRM и внутренними сервисами;
• создавать поддомены (например, mail.company.ru).

Название домена часто повторяет имя бренда или напрямую связано с деятельностью компании. Если название получается слишком длинным, допустимо его сократить. Можно использовать аббревиатуры, как делают «Российские железные дороги» — rzd.ru. Короткие названия легче произносить и меньше шансов ошибиться при записи.

Дефисы в домене помогают разделить слова, но не стоит ими злоупотреблять. Достаточно одного-двух: например, zakaz-biletov.ru. Тогда при создании электронной почты с российским доменом получатся простые и запоминающиеся адреса.

Шаг 4. Подтвердить права, если подключаете собственный домен

Чтобы настроить почту на своем домене, понадобится подтвердить на него права.

С помощью HTML-файла

Можно использовать при наличии работающего сайта на домене.

1. Скачайте предложенный HTML-файл.
2. Загрузите его в корневой каталог вашего веб-сервера.
3. Убедитесь, что загруженный файл открывается на вашем сайте.
4. Нажмите кнопку «Подтвердить».

С помощью метатега

Этот способ создания корпоративной почты на домене также подходит при наличии работающего сайта на домене.

1. Добавьте внутрь тега главной страницы вашего сайта код, указанный в личном кабинете
2. Нажмите кнопку «Подтвердить».

Через DNS-проверку

Можно использовать даже при отсутствии сайта на домене. Новая DNS-запись не повлияет на работу сайта или вашей текущей почты. Для добавления TXT-записи вы должны иметь доступ к редактированию DNS-записей домена.

Обычно это делается через веб-интерфейс хостинг-провайдера или регистратора доменного имени.

1. Добавьте DNS-запись с указанными значениями.
2. Нажмите кнопку «Подтвердить». Иногда интерфейс управления DNS не позволяет использовать символ @ как имя домена/поддомена. В этом случае используйте имя вашего домена с точкой на конце, например: «corp.vk.com.». Изменение DNS-записи может занять от нескольких минут до нескольких часов.

С помощью переноса DNS

Чтобы создать почту на домене, можно перенести управление DNS-записями на серверы VK WorkSpace и делегировать домен на Mail.ru. Для этого понадобится только заменить DNS-сервера на указанные в личном кабинете.

Шаг 5. Настроить DNS-записи

DNS-записи — это простые указания для браузеров и других сетевых приложений, как работать с вашим доменом. Без них почта с вашим доменом работать не будет.

MX-запись

Служит указателем пути для электронных писем. MX-запись определяет сервер, который будет обрабатывать почту. Домен без MX-записи выглядит ненадежным для почтовых служб, а письма либо вообще не дойдут до адресата, либо попадут в спам.

• Перейдите на сайт провайдера, у которого находится DNS-зона управления вашим доменом.
• Введите логин и пароль для входа в панель управления.
• Перейдите в раздел управления DNS-зонами необходимого домена.
• Удалите все ранее настроенные MX-записи.
• Добавьте новую MX-запись со следующими параметрами: • Поддомен: @ • Значение: emx.mail.ru • Приоритет: 10

Проверка занимает несколько часов. Письмо с результатами придет на почту.

SPF-запись

Специальная DNS-запись, которая подтверждает, что вы разрешаете отправлять письма с вашего корпоративного домена через выбранный сервис. Благодаря этому другие почтовые сервисы понимают, что письма настоящие, а не поддельные, и не отправляют их в спам.

Чтобы настроить SPF-запись:

• Перейдите на сайт провайдера, у которого находится DNS-зона управления вашим доменом.
• Введите логин и пароль для входа панель управления.
• Перейдите в раздел управления DNS-зонами необходимого домена.
• Добавьте новую ТХТ-запись со следующим значением v=spf1 redirect=_spf.mail.ru

DKIM-подпись

Помогает почтовым сервисам понять, что сообщение отправлено реальным человеком, а не мошенником. Так письма попадают в папку «Входящие», а не в «Спам».

• Перейдите на сайт провайдера, у которого находится DNS-зона управления вашим доменом.
• Введите логин и пароль для входа в панель управления.
• Перейдите в раздел управления DNS-зонами домена.
• Добавьте новую ТХТ-запись со значением, которое указано в разделе «Состояние сервера» панели администратора.

DMARC

Технология, которая защищает домен от подделок и спама и снижает количество мошеннических рассылок от имени вашего домена.

Чтобы настроить политику DMARC:

• Перейдите на сайт провайдера, у которого находится DNS-зона управления вашим доменом;
• Введите логин и пароль для входа в панель управления.
• Перейдите в раздел управления DNS-зонами необходимого домена.
• Добавьте новую TXT-запись вида _dmarc.example.com (где вместо example.com должен быть ваш домен), соответствующую выбранной политике.

На этом технические настройки почты на домене завершены.

Шаг 6. Создать почтовые ящики для сотрудников

Откройте в панели администратора раздел «Пользователи». Чтобы создать почтовый ящик для нового сотрудника, нажмите «Создать». Укажите имя и фамилию пользователя, создайте логин и пароль.

Настройки профиля пользователя

Чтобы открыть меню, нужно выбрать сотрудника в общем списке. Администратор может сменить пароль, задать права доступа, посмотреть действия пользователя, а также настроить двухфакторную авторизацию. Так безопасность аккаунтов будет под контролем, ведь даже если сотрудник забыл настроить безопасный вход, администратор может самостоятельно добавить номер телефона для подтверждения.

Разница между удалением и блокировкой пользователя

В разделе «Пользователи» можно отметить галочкой сотрудника и выбрать нужную функцию: «Удалить» или «Заблокировать». При удалении сотрудника удаляется его ящик, письма, настройки и файлы в облаке. Восстановить эти данные нельзя. При блокировке файлы сохранятся, но пользователь не получит к ним доступ. Чтобы снять блокировку, надо нажать «Разблокировать».

Общий ящик для отделов

Создание почты со своим доменом позволяет гибко настраивать функции. Так пользователей можно добавить в группу с одним электронным адресом. Письма, которые отправлены на адрес группы, придут всем участникам. Это удобно, если информация важна для всего отдела.

Как перенести данные из другой корпоративной почты

Для этого нужно воспользоваться функцией миграции. Она помогает быстро перенести список контактов, письма из старых ящиков и файлы из облака. Даже если у компании уже есть почта на другом сервисе, сделать почту на своем домене и мигрировать в нее будет легко.

Для переноса данных не потребуется привлекать пользователей: все настройки выполняются из панели администратора. Чтобы мигрировать данные:

• В разделе «Почта» выберите пункт «Миграция».
• Нажмите «Вкл» и заполните поля настройки.
• Нажмите «Сохранить».
• Перенесите все ящики на серверы biz.mail.ru.
• Настройте MX-, SPF-записи и DKIM-подпись.

Перенести письма можно тремя способами: настроить перенос аккаунта одного пользователя на другую почту, использовать CSV-файл почты для массовой миграции или включить сборщик для экспорта учетной записи уже существующего пользователя. За одну миграцию можно автоматически перенести данные 20 000 пользователей.

Полезные советы по безопасности корпоративной доменной почты

Интегрируйте внешние антивирусные и DLP- и SIEM-системы. Эта функция доступна, если корпоративная почта развернута на серверах компании (On-premise). В корпоративной почте VK WorkSpace на облаке уже работают встроенные системы, которые помогают блокировать вредоносные файлы и защищают от подозрительных писем.

Гибко управляйте доступом сотрудников. Вы можете выбрать кому доверить права администратора, а также настроить права пользователей. При этом доступ к календарю, почту и папкам можно дать другому человеку, не раскрывая логин и пароль.

Настройте двухфакторную аутентификацию. Она снижает риски взлома аккаунтов электронной почты со своим доменом. Это значит, что злоумышленникам сложнее будет получить доступ к данным компании. Функцию можно активировать самостоятельно, если знаете номер телефона сотрудника. В документации можно узнать, как настроить аутентификацию для одного пользователя или сразу для всех.

Создайте резервные копии. Это повысит надежность корпоративной почты. Можно выбрать, как часто делать бэкапы и сколько хранить их в системе. В случае сбоя, восстановить данные будет легко. Письма, вложения и настройки учетных записей сохранятся.

В VK WorkSpace можно не только сделать почту на домене компании, но и пользоваться другими сервисами для совместной работы и общения команд. Чтобы зарегистрировать домен и начать работу — переходите по ссылке или оставляйте заявку в форме ниже. Наши специалисты свяжутся с вами и помогут с подключением.